Wir alle kennen die Newsletter, die wir einmal abonniert haben, aber eigentlich nicht mehr erhalten möchten und gleich löschen, sobald sie in den Posteingang flattern. Wenn Sie selbst einen Newsletter versenden, möchten Sie natürlich nicht zu diesen Nachrichten gehören, sondern wollen ihren Kunden interessante Inhalte bieten. Mit unseren Tipps bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite und erreichen ihr Ziel.

Rechtliche Anforderungen

E-Mail-Marketing ist eine weit verbreitete, kostengünstige Form der Massenwerbung. Wie bei jeder Werbemethode gibt es dafür einige Richtlinien, die Sie beachten müssen, um rechtlich abgesichert zu sein. Die Bestimmungen dazu finden sich unter anderem im Bundesgesetz für unlauteren Wettbewerb (UWG). Dort ist festgehalten, dass für den Versand von Newslettern die Einwilligung der Kunden einzuholen und der korrekte Absender anzugeben ist. Zudem muss eine einfache und kostenlose Abmeldemöglichkeit zur Verfügung stehen.

Da Sie die Einwilligung der EmpfängerInnen im Zweifelsfall nachweisen müssen, empfehlen wir Ihnen das «Double Opt-In»-Verfahren. Der Kunde meldet sich wissentlich für den Newsletter an, wobei der Haken für den Newsletter nicht automatisch gesetzt sein darf. Daraufhin erhält der neue Abonnent eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Anmeldung. Diese Bestätigung wird von Ihnen oder Ihrem Newsletterprogramm erfasst und kann so nachgewiesen werden. Die korrekte Angabe des Absenders beinhaltet die Firma bzw. den Namen sowie die E-Mail- und Post-Adresse; also die gleichen Angaben, die auch im Website-Impressum stehen müssen. Die Abmeldemöglichkeit muss in jedem versendeten Newsletter erwähnt sein. Wenn sich ein Empfänger abmelden will, soll er dies unkompliziert tun können, weshalb die Abmeldung einfach gestaltet sein muss. Dabei können Gründe für die Abmeldung erfragt oder Alternativen, zum Beispiel ein weniger häufiger Newsletter oder andere Kommunikationskanäle wie beispielsweise Soziale Medien, angeboten werden. Um eine hohe Abmelderate zu vermeiden, informieren Sie die Kunden am besten bei der Anmeldung über die Häufigkeit und die Themen des Newsletters, damit sie abschätzen können, ob der Newsletter ihren Interessen entspricht. Sobald der Newsletter zusätzlich an Empfänger im Ausland gesendet wird, müssen auch die Gesetze dieser Länder beachtet werden, in der EU beispielsweise die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Den Spam-Filter unbeschadet überstehen

Neben den Gesetzen, die Sie einhalten müssen, wollen Sie den Abonnenten natürlich ansprechende Inhalte bieten, die gelesen werden und Besucher auf Ihre Website bringen. Doch damit die Nachrichten bei den Empfängern ankommen, müssen sie zuerst den Spam-Filter passieren. Viele der Aspekte, die dazu beitragen, gestalten auch das Lese- und Kundenerlebnis angenehmer und positiver. Eine korrekte Schreibweise ist entscheidend, sowohl beim Text als auch beim Betreff, bei den Empfänger- und Absender-Namen und bei deren Adresse. Das Überprüfen des Geschriebenen ist somit zentral und sollte am besten durch mehrere Personen erfolgen. Newsletter werden selten ganz gelesen und oft nur gescannt. Deshalb müssen die Texte kurz und knackig sein sowie Lust auf Mehr machen und damit zum Klicken anregen. Der Betreff soll den Leser dazu bringen, den Newsletter zu öffnen. Marktschreierische Formulierungen müssen so gut wie möglich vermieden werden, insbesondere im Betreff. E-Mails mit solchen Betreffen werden von den Spam-Filtern meist aussortiert. Der Absender muss klar aus der Nachricht hervorgehen, einerseits aus rechtlichen Gründen, andererseits um einem Virenverdacht vorzubeugen. Dieser kann auch minimiert werden, indem dem E-Mail keine Anhänge hinzugefügt werden, sondern mit Links im Text gearbeitet wird. Wenn Sie den Newsletter versendet haben, folgt die Analyse. Diese ist sehr wichtig, denn mit Kennzahlen wie der Empfängeranzahl, der Öffnungsrate oder der Rangliste mit den meist geklickten Themen können Sie ihre zukünftigen Newsletter verbessern und für die Zielgruppe optimieren.

Falls Sie weitere Informationen zu den rechtlichen Gegebenheiten wünschen oder Tipps zum Schreiben von Newslettern und dazu nützliche Tools benötigen, sind wir gerne für Sie da. Kontaktieren Sie uns!